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A continuación se presenta una síntesis de la Política sobre divulgación de información del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD):
La política de información y documentación públicas del PNUD tiene por fin asegurar que la información sobre sus actividades operacionales esté a disposición del público, salvo cuando existan razones ineludibles para mantenerla confidencial. El PNUD, en su condición de custodio de fondos públicos, está obligado directamente a rendir cuentas a sus Estados Miembros e indirectamente a sus parlamentos, así como a los contribuyentes y al público en general en los países donantes y en los que se ejecuta un programa.
El PNUD, al adoptar el desarrollo humano como misión institucional principal, al igual que las declaraciones específicas de apoyo aprobadas por su Junta Ejecutiva, ha aceptado, tanto explícita como implícitamente, la necesidad de dar a conocer al público la información y la documentación como factor decisivo de una participación efectiva en los programas de desarrollo.
El acceso público a información oportuna, fidedigna e integral es un instrumento esencial para obtener beneficios sustanciales dentro del marco del desarrollo humano. Para lograr este objetivo, debe proporcionarse información oportuna y regularmente a las organizaciones de la sociedad civil, las partes interesadas y el público en general, en países tanto donantes como en los que se ejecuta un programa. El acceso público a la información y la documentación mantenida o generada por el PNUD facilitará la transparencia, la responsabilidad y la legitimidad de las operaciones del PNUD.
El elemento principal del enfoque utilizado por el PNUD para mantener la transparencia y divulgar la información consiste en la preparación de un conjunto normalizado de documentos que sigan el curso de la programación y los proyectos; gran parte de esta documentación ya se encuentra a disposición del público en la práctica habitual.
Hay una presunción a favor de la divulgación al público de la información y documentación preparada por el PNUD o mantenida por éste, sin embargo, esta presunción está sujeta a excepciones específicas.
Documentación disponible
En los siguientes párrafos se detalla el conjunto normalizado de información que PNUD pondrá a disposición del público.
Información general sobre el PNUD y sus operaciones
El propósito principal de la documentación de esta categoría es compartir información relativa al PNUD con el público. La información general sobre el PNUD y sus operaciones está actualmente a disposición del público y continuará estándolo por conducto de la Oficina de Comunicación del Administrador (COA, por sus siglas en inglés) en la sede de cada país (o de la oficina del representante residente en el país).
a. Informes del Administrador y otros documentos oficiales presentados a la Junta Ejecutiva e informes sobre las reuniones de la Junta Ejecutiva.
b. El Informe sobre el Desarrollo Humano y otros documentos, informes y publicaciones preparados expresamente para su difusión pública y ofrecidos por conducto del programa de publicaciones del PNUD o por otras vías.
c. Informes nacionales sobre desarrollo humano.
d. Otros informes y documentos publicados por el PNUD.
Otros documentos generales preparados o mantenidos por el PNUD que no se mencionan concretamente como casos de excepción están igualmente regidos por la presunción a favor de la divulgación pública y serán hechos públicos a menos que se apliquen las excepciones específicas detalladas en esta política sobre divulgación de información.
Documentación relativa a la programación
Esta categoría de documentación se refiere a los principales elementos de la programación del PNUD. Parte de esta documentación operacional estará, con las pautas descritas en esta política y bajo pedido, a disposición del público como proyectos de documentos, mientras que otra parte se ofrecerá después de su aprobación oficial. Estos documentos, que se ofrecerán por conducto de la Oficina de Comunicación del Administrador o de la oficina del Representante Residente del PNUD, son los siguientes:
a. Marco Común de Cooperación / Marco para la Cooperación de las Naciones Unidas al Desarrollo (CCA/UNDAF, por sus siglas en inglés). Establece el marco de las actividades operacionales del Sistema de las Naciones Unidas (SNU) en muchos países donde se ejecutan programas. Es un documento del gobierno preparado por sus representantes en consulta con el equipo del país de funcionarios de las Naciones Unidas, dirigido por el Coordinador Residente. El CCA/UNDAF no se prepara para todos los países en que se ejecuta un programa y el proceso mediante el cual se aprueba y finaliza el documento queda determinado por el gobierno del país respectivo. El documento estará disponible en su forma final en la COA o la oficina del Representante Residente del PNUD.
b. CPO/ CCF/ CPD. El diálogo con el Gobierno del país donde se realiza el programa resulta en el CPO/CCF/CPD, preparado por el Gobierno en consulta con la oficina de país del PNUD. Este documento identifica las metas y oportunidades principales del apoyo del PNUD a los programas y prioridades nacionales, y será consistente con las metas de desarrollo estipuladas por la Junta Ejecutiva del PNUD. Un breve resumen del CPO/ CCF/CPD, que incluya la información financiera, será dado a conocer al público durante la fase preparatoria por parte de la oficina del Representante Residente del PNUD. Los representantes más destacados de las organizaciones de la sociedad civil serán tenidos en consideración durante la preparación del CPO/CCF/CPD.
Después de que la Junta Ejecutiva del PNUD lo aprueba, la versión final del CPO/CCF/ CPD, incluyendo los anexos conteniendo la información financiera, será hecho público por la COA y por la oficina del Representante Residente del PNUD en los países donde se ejecuta un programa.
Documentación relativa a actividades específicas en el país
Esta categoría de documentación operacional detalla actividades específicas ejecutadas en el país y financiadas por el PNUD y estará disponible en la oficina del Representante Residente del PNUD. En la preparación de algunos de estos documentos participarán representantes de nota de la sociedad civil. La excepción es la información relativa a los procesos de adquisiciones que involucren una información para la precalificación presentada por los licitadores, o propuestas o cotizaciones de precios, documentos que se pondrán a disposición del público por conducto de la COA en consulta con la Oficina de Evaluación del PNUD en su forma final. Los documentos de los incisos a, b y c serán compartidos durante las etapas preparatorias en forma de sinopsis concisas y declaraciones resumidas. Los documentos de los incisos d y e estarán disponibles en su versión final.
a. Documento de apoyo a los programas. De conformidad con el marco para la cooperación con el país, el PNUD prestará apoyo a varios programas nacionales que, a discreción del gobierno involucrado, pueden tener o no tener documentación oficial. La cooperación del PNUD en estos programas se describe en los documentos de apoyo a los programas. El contenido de estos documentos es similar al de los Documentos del proyecto (ver inciso b).
b. Documento del proyecto. El documento del proyecto y su documentación conexa, es el instrumento escrito principal que describe un proyecto financiado por el PNUD. El documento del proyecto está firmado por un representante del gobierno, el PNUD y el organismo de ejecución.
c. Documentos técnicos. El documento del proyecto describirá diversos resultados y algunos serán informes técnicos.
d. Informe sobre la ejecución de programas o proyectos por países. Se trata de un informe anual y/o bienal sobre programas o proyectos instrumentados por país que, sin embargo, pueden no prepararse en todos los casos. El informe incluye documentos de supervisión, examen y presentación de informes, así como evaluaciones.
e. Todas las evaluaciones corporativas del PNUD que se hagan públicas por la Oficina de Evaluación (EO, por sus siglas en inglés) se divulgarán por medio del sitio web de EO (www.undp.org/eo), así como la diseminación de los informes a las principales partes interesadas y a las organizaciones asociadas.
Casos de excepción
El PNUD mantiene relaciones especiales con los gobiernos de los países en que se ejecuta un programa, de conformidad con los acuerdos básicos modelo de asistencia (Standard Basic Assistance Agreements) actualmente en vigor entre el PNUD y esos gobiernos. El acuerdo básico modelo establece, entre otras cosas, que “(…) las partes se consultarán respecto de la publicación, si procede, de toda información sobre un proyecto que reciba asistencia del PNUD en el país (es decir, información del gobierno) o sobre los beneficios derivados del proyecto. Pese a ello, el PNUD no podrá dar a conocer información relacionada con un proyecto orientado hacia la inversión, salvo con la anuencia dada por escrito del gobierno (…)”. La relación de confianza del PNUD con los gobiernos del país en que se ejecuta un programa se funda en su capacidad para mantener confidenciales ciertos tipos de información. Existen también razones prácticas por las cuales el acceso a documentos del Gobierno que han sido anteriormente compartidos por el PNUD, no sea ilimitado. Por lo tanto, el acceso a los documentos pertinentes puede ser restringido a pedido de los países en que se ejecuta un programa y de común acuerdo con el PNUD.
La información comprendida en las siguientes categorías podrá clasificarse como confidencial:
a. La información confidencial tal como se define en los acuerdos y contratos en los que el PNUD es parte y que restringen el uso por parte del PNUD de dicha información, incluyendo la propiedad intelectual y otras informaciones de propiedad privada.
b. Notas internas, memorandos y correspondencia, incluyendo la enviada por email, entre funcionarios del PNUD, y la documentación relativa a los procesos de deliberación internos entre los funcionarios del PNUD, a menos que éstos especifiquen que son para ser circulados públicamente;
c. Información amparada (por ejemplo los asesoramientos jurídicos);
d. Información relativa a asuntos disciplinarios o de investigaciones generadas dentro del PNUD o para el PNUD;
e. Información sobre la persona, la salud o el empleo de un funcionario;
f. Información relativa a los procesos de adquisiciones que involucren una información para la precalificación presentada por los licitadores, o propuestas o cotizaciones de precios.
Acceso público a los documentos
Toda la documentación específica de un país deberá encontrarse disponible en la correspondiente oficina del PNUD en el país. Los oficiales de relaciones públicas, designados por el Representante Residente del PNUD o un oficial del Centro de Información de las Naciones Unidas (cuando proceda) en la oficina del país, será responsable de asegurar que se respondan debidamente a los pedidos del público, por conducto de la oficina del país u otras organizaciones apropiadas, por ejemplo, bibliotecas depositarias, organismos especializados de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales, etc. Las oficinas de país incluirán la política del PNUD en materia de divulgación de información pública y documentación en su página principal.
La documentación que no se encuentre disponible en las oficinas de los países podrá solicitar-se por correo, electrónica o personalmente, a la Oficina de Comunicación del Administrador en Nueva York. El PNUD hará todo lo posible por responder dentro de lo razonable, en un plazo de 30 días laborables, a los pedidos por escrito de documentación o de información. Cuando el PNUD no pueda dar la documentación o la información solicitada, ofrecerá la explicación correspondiente en su respuesta. Si el que pide la información estima que su pedido ha sido negado indebidamente o si no han recibido una respuesta a su pedido en 30 días laborables, puede presentar un segundo pedido para que sea considerado de nueva cuenta, especificando que se estima que su pedido fue negado o retrasado de forma indebida.
Se establecerá un Grupo de Supervisión de la Información y la Documentación Públicas para asegurar una aplicación cabal de la presente política. En el caso en que un pedido de documentación sea negado en su totalidad o en parte, y después de un período de 30 días que siguen a la presentación de un pedido de reconsideración de dicha decisión, el solicitante puede solicitar que se vuelva a estudiar el caso por parte del Grupo de Supervisión de la Información y la Documentación Públicas.
Datos de contacto:
PNUD – México
Presidente Masaryk 29, piso 8,
Col. Polanco 11570,
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